تحقیق بایگانی اسناد.....استاد عبدی راد

بایگانی اسناد

چكيده

درعصر ارتباطات، سرعت دسترسی به اسناد و اطلاعات نقش بسزائی ایفا می کند در اکثر سازمانها ، شركتها و مراكز اطلاعاتي برای ایجاد، نگهداری و مراجعه سریع و آسان به گونه های مختلف اطلاعات از قبیل اسناد، نقشه ها، عکس ها، فیلم ها، فایل های مختلف و غیره ... نیاز به سیستم بایگانی اسناد و مدارک احساس می شود.

از آنجایی که اسناد به مرور زمان و استفاده بیش از حد از بین رفته و مسائلی دیگری همانند: امنیت اسناد در عصر اطلاعات، کمبود فضای بایگانی، کاهش هزینه ها (نیروی انسانی در بایگانی های سنتی) و دسترسی آسان و سریع به مدارک و اسناد باعث شده نسبت به گذشته احساس نياز بيشتري به استفاده از سيستم هاي مكانيزه در مراكز بايگاني و چرخه مكاتباتي سازمان خود داشته باشید.

نرم افزار بایگانی اسناد برای استفاده در بایگانی سازمان ها، آموزشگاه ها و شركت هاي مختلف با توانمندی های مورد نظر طراحی شده است.

برخی از قابلیت های نرم افزار بایگانی اسناد

1-امکان ثبت پرونده با مشخصات اوليه (Header)

2- امکان الصاق پيوست های مختلف به يک پرونده

3- امکان دسته بندی پرونده ها

4- امكان تهيه گزارشات متنوع به صورت كلي

5- امکانات مدیریت نرم افزار

6-  برنامه نويسي با استفاده ازvisual basic.net 2008  و پايگاه داده sql server 2005

مقدمه

قدرمسلم مهمترین ابزاری که مورخین را در پرداختن به پژوهش های تاریخی و تحلیل وقایع مهم ادوار مختلف کمک می کند اسناد تاریخی است که در مکانی موسوم به آرشیو و یا سازمان اسناد حفظ و نگهداری می شوند.

اسناد تاریخی  که عمدتاً بخش اعظمی از محتویات بایگانی ها در حافظه فعالیت های دیوان سالاری و سیر تحولات اداری ما به شمار می آیند.

امروزه از مهمترین منابع پژوهش های تاریخ هستند که این اسناد شامل کلیه مکاتبات سلطنتی، فرمان ها، یادداشت ها و معاهدات سیاسی، انواع نوشته های اداری و دیوانی، گزارش های محلی و اقتصادی، فرهنگی و نظامی و...، اسناد قضایی، مالی و حقوقی و نیز برخی از مکاتبات خصوصی و خانوادگی است که هر کدام از آن ها می توانند تاریخ نگاران را با مهم ترین حوادث و وقایع نا گفته و ناشنیده و تاریخی آشنا کنند.

بدیهی است که برای حفظ و نگهداری این آثار باید تمهیدات خاصی سنجیده شود.

از آن جمله اينكه اسناد بايد به صورت الكترونيكي هم نگهداري مي شوند تا كاربران بتوانند در هر زمان و مكان به اين اسناد دسترسي داشته و به راحتي آنان را مورد پژوه قرار دهند.

اين كار مستلزم اين است كه  اسناد در آرشيو الكترونيكي نگهداري شود. تا از قرار گرفتن در معرض فرسودگي آنها كاسته شود و هر كاربري بتواند با مراجعه به آرشيو الكترونيكي اطلاعات مورد نياز خود را به دست آورد.

اين آرشيو با استفاده از نرم افزار بايگاني اسناد كه در فصل هاي بعدي تو ضيح داده خواهد شد حفظ و نگهداري مي شود.

اسناد به طور کلی به انواع مختلف  تقسیم می شود

1-1)تقسیمات اسناد به لحاظ منشا

اسناد بطور کلی از لحاظ منشا به دو دسته دولتی و غیر دولتی تقسیم می شوند.

1-1-1)اسناد دولتی: به هر نوع مدرکی که در راستای انجام وظایف اداری به دلیل قانونی ،حقوقی، مالی و اداری در سازمانهای دولتی ایجاد و یا رسما دریافت می گردند سنددولتی می گویند.

2-1-1)اسناد غیر دولتی : به هر نوع مدرکی که سازمانهای غیر دولتی و یا اشخاص درراستای انجام اهداف و وظایف و علایق خود به دلیل قانونی ، حقوقی، مالی و اداری ویا حتی دلایل شخصی ایجاد و یا دریافت می کنند اسناد غیر دولتی می گویند.

 اسناد غیر دولتی شخصی اسنادی هستند که شامل دست نوشته ها ، نامه ها ، وصایا ،

پیش نویس ها و. .. می شوند.

2-1)تقسیم اسناد برحسب ماهیت

اسناد بر حسب ماهیتی که دارند به انواع زیر تقسیم می شوند:

1- اسناد متنی

2- اسناد غیر متنی

1-2-1) اسناد متنی : مدارک مکتوبی هستند که در هر سازمان دولتی و یا غیر دولتی به روشسنتی و یا الکترونیکی تولید و یا رسما دریافت می شوند. اسناد متنی شامل کلیه نامه های اداری ، گزارشات، صورت جلسات، پیش نویسها، نسخه های اضافی، درخواستها و روش... که در راستای انجام وظایف اداری نوشته می شوند ، خواهد بود.

2-2-1)اسناد غیر متنی:مدارک غیر مکتوبی است که در هر سازمان دولتی و غیر دولتی درراستای انجام اهداف و وظایف اداری آنها به روش سنتی و یا الکترونیکی تولید و یارسما دریافت می گردند و شامل کلیه عکس ها ، نقشه ها ، نقشه معماریها و طراحی ها، نوارهای صوتی، تصویری، ویدئو، کلیپ، وب سایت، پست الکترونیکی، صفحه گستر، ویدئو کنفرانس، تله کنفرانس، تلفن گرام، اینترانت و .... است.

1-2-2-1)اسناد تصویری  

 الف) عکس ها :

عکس های با ارزش از رجال ، دولتي و ديواني ، اماكن تاريخي، وقايع و رخدادهاي تاريخي و مذهبي

ب) نقشه ها :

نقشه های معماری ها و انواع نقشه ها از شهرها

2-2-2-1)اسناد دیداری شنیداری 

    1-2-2-2-1) مواد شنيداري:

صفحه گرامافون - كارتريج - نوار ريلي صوتي - نوار كاست صدا

الف)صفحه گرامافون:

صفحات گرامافون در اين مديريت از سه نوع33 و 45 و 78 دور در دقيقه مي باشند.محتواي صفحات گرامافون بطور كلي شامل موارد ذيل است:

سخنراني هاي رجال پهلوي-مراسم عذاداري و شبيه خواني در دوران پهلوي-موسيقي سنتي ايراني-آموزش زبانهاي فارسي و فرانسه و انگليسي

صفحات گرامافون به حرارت و رطوبت حساس بوده و در صورت قرار گرفتن در چنين محيط هايي ضربه پذير مي شوند. همچنين طرز صحيح نگهداري آنها به صورت ايستاده و در داخل جعبه هاي مخصوص اين مواد است. 

ب)كارتريج:

در داخل يك جعبه پلاستيكي در انتهاي نوار به نحوي بهم چسبيده اند كه تشكيل يك حلقه بي انتها را مي دهند. بدين ترتيب امكان برگرداندن نوار بدون چرخاندن مجدد آن را فراهم مي آورد.در حال حاضر اين ماده منسوخ شده است و فقط كاربرد تبليغاتي دارد كه پيامي را مرتبا تكرار مي كند.

محتواي اين كارتريج بطور كلي تاريخچه موسيقي اصيل سنتي و آموزش زبان فرانسه مي باشد.

ج)نوارريلي صوتي:

 اين نوارها پلاستيكي و از جنس دي استات پلي استر يا p.v.c مي باشد كه با ماده اي مغناطيسي مثل اكسيد آهن يا كروم پوشانده شده است. ابعاد نوارهاي مغناطيسي صدا عبارتند از:

نوار با پهناي يك چهارم اينچ-نوار با پهناي يك سوم اينچ-نوار با پهناي دو اينچ

د)نوار كاست:

نوارهاي كاست در بخش مخزن اين مديريت به دو شيوه تهيه مي شود:

 الف: اهداء يا خريداري از اشخاص حقيقي يا حقوقي ب: دريافت از بخش تاريخ شفاهي

بخش تاريخ شفاهي نوار كاستهاي مربوط به مصاحبه انجام شده را پس از پياده سازي متن به اين بخش ارسال مي نمايد. روي هم رفته در حال حاضر موجودي كل نوارهاي كاست در اين بخش حدود 1900 حلقه مي باشد كه محتواي آنها شامل موارد ذيل است

تاريخ آستان قدس رضوي-تاريخ مشهد-تاريخ انقلاب اسلامي-شرح حال بزرگان معاصر-سخنراني هاي مذهبي و سياسي-تاريخ جنگ تحميلي-تاريخ شهرستانهاي استان خراسان.

    2-2-2-2-1) مواد ديداري:   

فيلم پروژكتوري 8 ميلي متري - فيلم پروژكتوري 16ميلي متري - ويديو كاست بتا كم - لوح فشرده

الف)فيلم پروژكتوري:

ماده ايست با صدا يا بدون صدا حاوي يك سلسله تصوير كه وقتي به وسيله دستگاه مخصوص روي پرده انداخته شود تصوير حركت را القاء مي كند.اين فيلمها در اين ابعاد موجود مي باشد:

فيلم با پهناي 70 ميلي متر-فيلم با پهناي 35 ميلي متر-فيلم با پهناي 8 ميلي متر محتوي فيلها: خانواده شاهان پهلوي بازديدهاي رجال سياسي كشورهاي ديگر از ايران نمايش نقاط تفريحي و توريستي جهان

ب)ويديو كاست بتاكم:

درون جعبه اي كار گذاشته شده و از حلقه و دور حلقه ديگري مي پيچد. مدت ويدئو كاستها از 20 دقيقه تا 3 ساعت متغير است.

محتوي: تصوير برداري از مراحل تعويض ضريح مطهر امام رضا (ع).

ج)لوح هاي فشرده:

از تمامي اسناد مكتوب اسناد تصويري و ديداري و شنيداري پشتيبانيهايي تهيه مي شود كه در قالب لوح فشرده نگهداري مي شوند. موجودي لوح هاي فشرده روز به روز افزايش مي يابد.

4-1) مشکلات سیستم دستی و گردش کاغذی سازمان  

برخی از مشکلاتی که در یک سیستم دستی و گردش کاغذی سازمان می توان به آن اشاره کرد، به شرح زیر است:

- نگهداری و انجام سیستم دستی نیازمند نیروی انسانی زیادی است و کنترل دقت و سرعت و نظارت بر نیروی انسانی زیاد مستلزم سیستمی دیگر و نیروی انسانی دیگر است.

- مراحل مختلف ورود نامه، ثبت، ارجاع و جابه جایی نامه ها بین واحدهای مختلف تا رسیدن به دست کارشناس ذی ربط و برعکس، تهیه پیش نویس پاسخ نامه توسط کارشناسان، حروف چینی، انجام اصلاحات توسط مدیران در هر مرحله و در نهایت امضا، ثبت و خروج نامه، مراحلی زمان بر و مستلزم ثبت چندباره یک نامه در قسمت های مختلف و در نتیجه بکارگیری نیروی انسانی زیاد برای حفظ کارآیی آن است.

- امکان مفقود شدن عمدی و سهوی اسناد، نامه ها و پرونده ها وجود دارد؛ به ویژه در زمان جابه جایی های سازمانی و زمان تغییرات ساختاری یا تغییر محل یک واحد یا سازمان از مکانی به مکان دیگر.

- استهلاک اسناد بر اثر مرور زمان و شرایط محیطی و جوی.

- احتمال از بین رفتن اسناد در حوادث غیرمترقبه از قبیل آتش سوزی، زلزله و - اختصاص فضای زیادی برای نگهداری لاشه فیزیکی مکاتبات و پرونده‏ها.

- طولانی شدن فرآیند جست و جوی نامه در خیل عظیمی از بایگانی ها (وقت و نیروی انسانی).

- هزینه زیاد خرید کاغذ، انواع دستگاه تکثیر و نگهداری آنها.

- هزینه نیروی انسانی برای نگهداری و دسترسی به اسناد و مدارک موجود.
- امکان جعل و سوء استفاده از مکاتبات اداری و احتمال اندک کشف آنها (این امر موجب تحمیل هزینه زیادی به نظام اداری کشور شده است تا در موارد ضروری با انجام اقدام های تکمیلی نسبت به اصالت نامه اطمینان حاصل شود).

- عدم امکان برنامه ریزی بر مبنای حجم و میزان فعالیت و مکاتبات هر بخش به علت عدم وجود امار قابل اتکا.

- عدم امکان گزارش گیری از فعالیت های زیر مجموعه به صورت سیستمی و نیز عدم امکان کنترل صحت آمار و گزارش های واحدهای مختلف در مورد انجام فعالیت ها.

5-1) فواید الکترونیکی کردن سازمان 

مزایایی که برای مکانیزه کردن مکاتبات اداری ذکر می شود عبارت اند از:
- امکان انجام کارهای اداری در خارج از محل کار و در هر زمان توسط مدیران و حتی کارشناسان.

- کاهش فعالیت های موازی مانند تکثیر بی مورد مکاتبات ثبت و نگهداری سوابق در چندین محل.

- نگهداری سوابق عملیات در حجم کمتر، ایمنی بالا.

- مراجعه آسان به مکاتبات در هر زمان و بدون نیاز به حضور مسئول دبیرخانه یا بایگانی یا دفتر.

- قابلیت تولید گزارش های مورد نیاز به همراه نمودارهای متعدد.

- محول کردن بخش زیادی از فعالیت های مسئولان دفترها، منشی ها، حروف چین ها به سیستم نرم افزاری.

- امکان پی گیری مکانیزه کارها در هر مکان و هر زمان و اطلاع از امور معوق و تاخیر شده.

- اعمال کنترل بیشتر در نقل و انتقال مکاتبات و اطلاعات طبقه بندی شده.

- دقت در انجام عملیات و ثبت تمام امور.

- ردیابی امور و پی گیری به موقع مراحل کار.

- سهولت و سرعت در گردش عملیات.

6-1)قابلیتهای  سیستم الکترونیکی یک سازمان

با توجه به نوع و ساختار سازمان می توان از امکانات متفاوتی در سیستم اتوماسیون یک سازمان بهره گرفت. برخی از مهمترین عناوین قابلیتهای یک سازمان الکترونیکی به قرار زیر است:

-       ایمیل (نامه الکترونیکی)

-       انتصاب وظایف کاری به صورت آنلاین

-       گزارشات کاری الکترونیکی

-       گردش کار و پرونده خودکار

- ارتباط موثر با مشتریان سازمان از طریق تلفن گویا

- ارتباط موثر با مشتریان سازمان از طریق پیام کوتاه تلفن همراه

- ارتباط موثر با مشتریان سازمان از طریق پورتال سازمان

1-2)گروه اسناد

 1-1-2) بخش ارزشيابي

شناسايي، گردآوري، بازبيني، طبقه‌بندي، تهيه شناسنامه و آماده سازي اوليه اسناد تحويل جهت ارسال به مخزن به عهده بخش فوق مي‌باشد. كه تاكنون بيش از دو و نيم ميليون برگ ارزشيابي شده است. اسنادي كه ارزشيابي شده‌اند از مجموعه‌هاي مختلفي است كه هم الكنون در مخزن اسناد نگهداري مي‌شود.

2-1-2) بخش مخزن اسناد

ثبت، نگهداري و حفاظت از انواع اسناد تحويلي به مخزن اعم از اسناد خطي، چاپي ، تصويري ، شنيداري، هم‌چنين انجام فعاليتهاي پژوهشي و پاسخگويي به مراجعه كنندگان از حيث اسناد و كتب تاريخي از وظايف بخش فوق مي‌باشد. اين بخش شامل واحدهاي ذيل مي‌باشد.

1- كتابخانه تخصصي تاريخ: هدف از تاسيس اين كتابخانه ، تأمين نيازهاي پژوهشي محققان و مراجعان و كاركنان مديريت اسناد و مطبوعات مي‌باشد . اين كتابخانه در سال 1376 تاسيس و حدود 10000 جلد كتاب در حوزه تاريخ ايران ، جهان ، تاريخ اسلام و تاريخ مطبوعات دارد. از جمله منابع اين كتابخانه انتشارات دولتي و بولتن‌ها و بروشورهاي مؤسسات وابسته به آستان قدس است كه تعدادي از آنها فهرست‌نويسي شده است.

2- تالار محققان اسناد: ارائه خدمات به محققان اسناد از طريق رايانه، اسكن سند و عكس و تبديل فيلم و كاست به لوح فشرده از وظايف آن مي‌باشد.

3- واحد پژوهش اسناد: بررسي اسناد و مطبوعات موجود در مخازن اسناد و مطبوعات ، انتخاب موضوعهاي پژوهشي، اولويت‌بندي موضوعها بر مبناي سياستهاي سازمان و در راستاي سياست اطلاع رساني اين اداره ، تحقيق و پژوهش در موضوعهاي مصوب شوراي پژوهش سازمان ، استفاده از راهنمايي و مشاوره اساتيد دانشگاه و كارشناسان سند براي رفع مشكلات پژوهشي و تهيه و تنظيم مقالات در قالب دفاتر اسناد ، از وظايف اين واحد است.

3-1-2) بخش نمايه‌سازي و آماده سازي اسناد

اين بخش با بررسي اسناد و عكسها و استخراج كليه واژه‌هاي مهم در قالب نمايه‌هاي رايانه‌اي، دست يابي محققان به مطالب مورد نياز خود را از انبوه اسناد امكان پذير مي‌سازد.

1-3(تجزيه و تحليل

     در عصر ارتباطات، سرعت دسترسی به اسناد و اطلاعات نقش بسزائی ایفا می کند در اکثر سازمانها ، شركتها و مراكز اطلاعاتي برای ایجاد، نگهداری و مراجعه سریع و آسان به گونه های مختلف اطلاعات از قبیل اسناد، نقشه ها، عکس ها، فیلم ها، فایل های مختلف و غیره ... نیاز به سیستم بایگانی اسناد و مدارک احساس می شود چرا که اسناد به مرور زمان و استفاده بیش از حد از بین رفته و مسائلی دیگری همانند: امنیت اسناد در عصر اطلاعات، کمبود فضای بایگانی، کاهش هزینه ها (نیروی انسانی در بایگانی های سنتی) و دسترسی آسان و سریع به مدارک و اسناد باعث شده نسبت به گذشته احساس نياز بيشتري به استفاده از سيستم هاي مكانيزه در مراكز بايگاني و چرخه مكاتباتي سازمان خود داشته باشید.

2-3) آرشيو

      فهم صحيح از آرشيو ما را به سوي اشخاصي كه در تشكل آن نقش بسزايي دارند هدايت مي كند زيرا همه اسناد، داراي ارزش آرشيوي نيستند و اغلب حتي ارزش نگهداري هم ندارند. فقط قسمت نسبتا محدودي از اسناد دولتي داراي ارزش دائمي و قابل انتقال به منظور محافظت هستند بنابر اين ارزشمند نمودن آرشيو در گزينش هاي اسنادي آن است و وقتي اين گزيده ها درست و دقيق انجام شوند ارزش واقعي آن بروز خواهد كرد. شناسايي اسناد بر عهده افراد  متخصصي است كه در چند زمينه فعاليت عمده دارند يكي از فعاليتهاي اساسي آنان تشخييص اسناد ارزشمند است . آنها تعيين مي كنند كدام اسناد داراي ارزش آرشيوي هستند و كدام نيستند و بايد نابود شوند. ارزش آرشيوي يعني ارزش اداري، مالي، قانوني، شهودي و يا فرهنگي كه بايد به صورت دائمي مورد حفاظت و نگهداري قرار گيرند. بنابر اين راي قطعي در ارزيابي اسناد توليد شده توسط يك دستگاه اداري، فقط با متخصص آرشيو است و براي اين كه بتواند مطالب آرشيوي را شناسايي و استخراج كند. لازم است بطور كامل و دقيق با فلسفه وجودي و هدف يا اهداف آن دستگاه آشنا باشد او بايد بداند كه دستگاهها و سازمانها موضوعاتي دارند كه براي رسيدن به آن موضوعات گردش كار و قوانين مناسبي را تنظيم و طراحي مي كنند و اسناد و مدارك ، گواه مراتب مستقيم اين گردش كار هستند. او بايد قادر به يافتن ارتباط بين حاصل و محصول هر دستگاه يا سازمان با اهداف آن دستگاه يا سازمان باشد تا بتواند تشخيص دهد چه چيز ارزش آرشيوي دارد و چه چيز ندارد.

فعاليت اساسي ديگر يك متخصص در امور آرشيو اشتغال به مديريت اداري- اسنادي و ثبت اسناد است تا اطمينان حاصل كند هيچ يك از اسناد مرتبط در حين انتقال به مركز نگهداري پراكنده و يا نابود نشده اند در حقيقت بخشي از فعاليتهاي مديريت اسنادي و راهنمايي و كنترل ثبت اسناد از جمله وظايف اوست. علاوه بر آن حفظ و نگهداري اسناد جز فعاليتهاي مهم يك متخصص آرشيو به شمار مي رود. او بايد از شرايط محيطي اي كه اسناد در آنجا قرار دارند مطمئن باشد نگهداري اسناد ارزشمند در موقعيت خوب فيزيكي يكي از اهداف ابتدائي است. موقعيت انباري ، نگهداري و ترميم، حفظ و آماده سازي اسناد از اصول اوليه اي است كه مورد توجه و دقت نظر قرار مي گيرد.

3-3(مديريت اسناد

      رشد جمعيت، توسعه ي فعاليت هاي سياسي، اجتماعي، فرهنگي، حقوقي، اقتصادي و غيره....... منجر به سوابق اداري مي گردد و در هر سازمان، نتايج انديشه ها، فعاليت ها و اقدامات انجام شده به صورت اسناد نگهداري مي شوند، اين اسناد، حاوي اطلاعات و تجربيات گران بهايي است كه، يكي از ابزارهاي مهم مديريت در تهيه برنامه ها و تصميم گيري ها محسوب مي شوند. اين اسناد يا همان مكاتبات اداري بايد مديريت شوند و "مديريت اسناد " با اعمال روش هاي و موازين علمي باعث مي شود تا تنظيم اسناد در وضعي قرار گيرند كه : اولا، دست رسي سريع به آن ها امكان پذير باشد و ثانيا، در نگهداري اسناد با ارزش نهايت كوشش به عمل آيد كه اين امر باعث تقليل هزينه و سهولت مراجعه كاربران به اسناد مي شود.

4-3) اسناد الکترونیکی 

    مديريت اسناد الكترونيكي يكي از مسائل چالشي و روز دنيا با رشد روز افزون بكارگيري رايانه در انجام فعاليتهاي سازماني و همچنين اقبال دولت الكترونيك در تسريع امور موجب شده است كه مديريت بهينه اسناد توليد شده يكي از دغدغه هاي اصلي در ساماندهي اسناد دولتي و غير دولتي گردد.  تعريف جامع از اسناد الكترونيكي و بيان برخي از ويژگيهاي آنها و در توضیحی اجمالی از مديريت اين نوع از  اسناد و خصوصيت كلي روند مديريتی حاكم بر آنها موجب خواهدشد تا ساماندهي اسناد دولتي و غير دولتي که در محیطهای الکترونیکی تولید و ذخیره  سازی می شوند دور نمای بهتری بیابند و در این دور نما ضرورت ایجاد طرح نوین و یکپارچه که همه مراکز از آن کما بیش پیروی نمایند و استانداردهای آن را رعایت کنند بیش از پیش بروز خواهد. کرد.

5-3) نرم افزار بايگاني اسناد

    نرم افزار بايگاني اسناد كه ما آن را پياده سازي كرده ايم شامل چهار مورد اسناد تصويري ،اسناد مطبوعات ، اسناد نقشه و اسناد مكتوب مي باشد كه در برنامه امكان صدور ، حذف  و ويرايش اين اسناد را داريم وهمچنين امكان جستجو و گزارش گيري از اسناد هم وجود دارد . امكان پشتيبان گيري  از بانك داده را هم فراهم مي كند.

     براي هر يك از اسناد ذكر شده در بالا  در نرم افزاري كه  پياده سازي شده است صدور سند و ويرايش آن وجود دارد و كاربري كه توسط مدير به آن مجوز داده شده بسته به مجوزهاي تعيين شده مي تواند به قسمت هاي صدور سند، ويرايش و حذف سند وارد شود و كاربراني كه هيچ گونه مجوزي ندارند به عنوان كاربر ميهمان در نظر گرفته مي شود وهيچ گونه دسترسي به صفحات صدور ، ويرايش و حذف اسناد ندارند و فقط امكان گزارش گيري از اسناد را دارند ، اين كاربران مي توانند اسناد خود را بر اساس تاريخ ثبت و همچنين برخي ديگر از اطلاعات جستجو كنندو گزارشي از آنها را دريافت نمايند. و هيچ گونه دسترسي به عمليات ديگر اسناد را ندارند مگر عملياتي كه از طريق مدير سيستم مجوز دسترسي به آنها صادر شده باشد.

     در قسمت فرم ورود اطلاعات برحسب اسناد مكتوب ، تصويري و مطبوعات اطلاعات مورد نياز اسناد دريافت مي شود و درون بانك اطلاعاتي ذخيره مي شود. در اسناد تصويري ، عكس اسكن شده و در بانك ذخيره مي شود.

در قسمت ويرايش شماره سند از كاربر پرسيده مي شود و فرم همان سند در يك ويرايش باز شده و تغييرات لازم داده شده و اطلاعات جديد ثبت مي شود.

1-4) معرفی visual studio.net

Visual studio.net، که جدیدترین نسخه visual studio است ، مبتنی برNet frame . می باشد . visual studio.net زبان ها و ابزاری را مهیا می سازد که به شما امکان ساخت برنامه ها ی مبتنی بر وب، رو میزی و موبایل را می دهد . شما همچنین می توانید سرویس های وب را در visual studio.net  ایجاد نمایید.

Visual studio.net شامل این زبان های برنامه نویسی می باشد :

• � Visual Basic.Net
• � Visual C++.Net
• � Visual C#.Net

آن همچنین تکنولوژی اضافی نظیر ASP.NET را مهیا می سازد که به شما امکان ایجاد و استقرار برنامه های کاربردی را می دهد بعلاوه ،visual Studio.NET حاوی کتابخانه MSDN  است که حاوی مستنداتی برای برنامه های کاربردی و ابزاری برنامه نویسی می باشد. با استفاده از Integrated Development Environment(IDE)  (محیط برنامه نویسی مجتمع ) متعلق به visual studio.NET می توانید برنامه های کاربردی را در زبان های مختلف .NET ایجاد نمایید. IDE متعلق به Visual Studio.NET به شما امکان  به اشتراک گذاری ابزار و ایجاد بر نامه های کاربردی در زبان های چند گانه را می دهد.

Visual Basic.Net(4-1-1

Visual Basic.Net جدیدترین نسخه Visual Basic است و حاوی ویژگی های جدید زیادی برخلاف visual Basic 6.0، visual Basic .net یک زبان شی گرا است . توضیح بیشتر این که  visual Basic .netاز ویژگی های انتزاع (abstraction)، نهان سازی (insapsulation)،وراثت(inheritance)وچند ریختی (polymorphism) پشتیبانی می کند.

نسخه ها ی پیشین visual Basic ، نسخه های 4-6 از Interface ها پشتیبانی می کرد اما وراثت را پیاده سازی نمی نمود . visual Basic .net وراثت را هم به خوبی Interface   ها پیاده سازی می نماید. بعلاوه visual Basic .net از چند پردازشی (multithread) پشتیبانی می کند که به شما امکان ایجاد برنامه های کاربردی چند پردازشی ومقیاس پذیر (scalable) را می دهد.

visual Basic .net همچنین با(CLS) commonLanguageSpecification سازگار است و از اداره کردن ساخت یافته خطا پشتیبانی می کند .

(4-1-2(CLS) common Language Specification

CLSمجموعه ای از قوانین وساختارهای ا ست که توسط CLR پشتیبانی می شود . visual Basic .netیک زبان سازگار با  CLS است. هر آبجکت ، کلاس، یا کامپوننتی که در visual Basic .net ایجاد می کنید می توانید در هر زبان سازگار باCLS دیگری استفاده شود بعلاوه می توانید از آبجکت ها، کلاس ها و کامپوننت های که در زبانهای سازگار باCLS دیگر ایجاد شده اند ،در visual Basic .net استفاده نمایید استفاده از interoperability کامل را در میان برنامه های کاربردی بدون در نظر گرفتن زبانی که برای نوشتن برنامه استفاده شده است راخاطر نشان می کند . بنابراین به هنگام کار با visual Basic .net می تئانید کلاسی را بر مبنای کلاسی که visual C# .net  نوشته شده است مشتق نمایید وانواع داده ای و متغییر های کلاس مشتق شده با هر دو گلاس مبنا سازگار می باشند .

visual C# .net(4-1-3

visual studio .net یک زبان جدید به نام visual C# .net  را فراهم نموده است که یک زبان شی گرا مبتنی بر C وC++ می باشد . با استفاده از visual C# .net  می توانید برنامه های کاربردیی را برای .Net Framework ایجاد نمایید. همان طور که پیشتر خاطر نشان شد visual C# .net  از CLR پشتیبانی می نماید بنابراین هر کدی که در visual C# .net   نوشته شود کد مدیریت شده می باشد IDE الگوهای متفاوت ، طراحها وویزاردهای گوناگونی را برای کمک به شما در ایجاد برنامه های کاربردی در visual C# .net  فراهم می کند .

visual C++ .net(4-1-4

visual C++ .net  یک نسخه بهبود یافته از visual C++ است visual C++ .net  شامل ویژگیهایی نظیر محافظت صفات و ضمیمه های کنترل شده است .

ضمیمه های کنترل شده شامل مجموعه ای از ضمیمه های زبانی برای C++ است تا شما  را قادر به ایجاد برنامه هایی برای .NET framework سازد. با استفاده از ضمیمه های کنترل شده وی توانید به سادگی کامپوننتهای جاری را به کامپوننتهایی که با .NET framework سازگا ر هستند تبدیل نمایید بنابراین با کمک ضمیمه های کنترل شده می توانید از کد موجود مجددا استفاده  نمایید که باعث صرفه جویی در زمان و انرژی می شود بعلاوه با استفاده از ضمیمه های کنترل شده می توانید کد C++ کنترل نشده را در یک برنامه کاربردی  ترکیب نمایید. visual C++ .net  صفات را نیزپشتیبانی می کند که به شما امکان گسترش کارآیی زبان و ساده سازی ایجاد کامپوننتهای COM  را می دهد می توانید صفات را برای کلاسها ،اعضا داده ای یا توابع اعضا بکار برید.

(4-1-5معرفی Visual Basic .net

visual Basic.net  برپایه .NET framework مدل شده است. بنابراین همراه با ویژگیهای نسخه های پیشین visual Basic ، visual Basic .netویژگیهای گوناگون .NET framework را نیز به ارث می برد. همان طور که پیشتر خاطر نشان شد ، visual Basic .net از پیاده سازی وراثت پشتیانی می کند. هنگامی که یک interface را در visual Basic 6.0  پیاده سازی می کنید . نیاز دارید که تمام متدهای interface  را پیاده سازی نمایید بعلاوه هر زمانی که interface را پیاده سازی کنید نیارمند دوباره نویسی کد می باشید. از طرف دیگر ، visual Basic .net از پیاده سازی وراثت پشتیبانی می کند بدنی معنا که به هنگام ایجاد برنامه کاربردی در ، visual Basic .net می توانید کلاسی رااز کلاس دیگر بعنوان کلاس مبنا مشتق نمایید. کلاس مشتق شده تمام متدها و خصوصیات کلاس مبنا را به ارث می برد در کلاس مشتق شده می توانید از کد موجود در کلاس مبنا استفاده نمایید و یا کد موجود را override نمایید. بنابراین با کمک پیاده سازی وراثت نی توان از کد استفاده مجدد نمود اگر چه یک  کلاس در ، visual Basic .net می توان چندین interface را پیاده سازی کند آن همچنین می تواند فقط از یک کلاس ارث بری نماید.

در ، visual Basic .net سازنده ها (Constractor) و مخربها (Destructor) را مهیا می نماید. سازنده ها برای مقدار دهی اولیه آبجکتها بکار می روند. در عوض مخربها برای آزاد سازی حافظه و منابع آبجکتهای حذف شده و غید قابل استفاده بکار می روند.

در visual Basic .net روال sub new جایگزین رویدادalize Class_Initi  شده است  . بر خلاف رویداد class_initialize  موجود در نسخه های پیشین ، visual Basic  ، به هنگام ایجاد آبجکت از یک کلاس روال Sub New  اجرا می شود . به علاوه شما نمی توانید روال Sub New  را فراخوانی نمایید . روال  Sub New  اولین روالی است که باید در یک کلاس اجرا شود . در، visual Basic .net، روال Sub Finalize  به جای رویداد  Class_Terminate موجود می باشد . روال Sub Finazile  برای تکمیل وظایفی که باید به هنگام حذف یک آبجکت صورت گیرد ،استفاده می شود .روال Sub Finalize  به هنگام حذف یک آبجکت به طور اتوماتیک فراخوانی می شود .

Garbage collection ویژگی جدید دیگری در visual Basic .net     است . .Net Framework  منابع تخصیص داده شده نظیر آبجکتها ومتغیرها را کنترل می کند . به علاوه .Net Framework به طور اتو ماتیک آبجکتهایی که به مدت طولانی استفاده نشده اند را حذف می نماید تا حافظه ای که به آن تخصیص یافته است را برای استفاده مجدد آزاد می نماید . در Visual Basic 6.0  اگر آبجکتی را با Nothing  تنظیم نمایید . آن آبجکت حذف می شود. در عوض هنگامی که آبجکتی را در visual Basic .net  به Nothing  تنظیم می کنید آن همچنان حافظه را اشغال کرده و از سایر منابع استفاده می نماید .

به طور مشابه هر گاه آبجکتی برای مدتی طولانی مورد ارجاع قرار نگیرد آن برای garbage collection  علامت گذاری می شود .

در visual Basic .net ، garbage collection به دنبال آبجکت هایی می گردد که اخیراً توسط برنامه کاربردی استفاده نشده اند. هنگامیکه garbage collection به آبجکتی می رسد که برای garbage collection  علامت گذاری شده است حافظه ای که توسط آبجکت اشغال شده است را آزاد می نماید.  garbage collection به طور اتوماتیک حافظه تخصیص یافته به منابع کنترل شده را  کنترل میکند .

د ر .Net framework  می توانید از کلاس GC ، روال Sub Finalize  و واسط IDisposaible  برای انجام عملیات garbage collection جهت منابع کنترل نشده استفاده نمایید.

کلاس GC د رsystem namespace  قرار دارد . و متد های گوناگونی مهیا می نماید که به شما امکان کنترل garbage collection سیستم را می دهد روال Sub Finalize  که عضوی از کلاس آبجکت است د ر .Net Framework به عنوانم مخرب عمل می نماید می توانید روال Sub Finalize  را در برنامه هایی کاربردیتان Over Ride  نمایزید .اگر چه روال Sub finalize  به هنگام اجرای برنامه کاربردی اجرا نمی شود کلاس GC  برای آزاد سازی  حافظه اشغال شده توسط یک آبجکت حذف شده ،روال Sub Finalize  را فراخوانی می نماید.

بنابراین روال Sub Finalize یک روش کنترل منابع است گرچه .Net framework  یک روش صریح کنترل منابع در فرم IDisposable interface  را نیز مهیا می کند.

IDisposable interface   حاوی متد dispose  بعد از  اجرای                                IDisposable interface   می توانیم متد dispose  را در برنامه کاربردیتان را  Override نمایید .در متد IDisposable    می توانید منابع راآزاد کردهو اتصالات پایگاه داده را ببندید .

بر خلاف نسخه های پیشین Visual Basic  ، .Net   Visual Basic  از عمل  Over load  کردن پشتیبانی می کند .

عمل Overload به شما امکان تعریف چندین روال با نام های مشابه را میدهد علاوه روال ها می توانید از عمل Overload نمودن برای سازنده ها و خصوصیات درون یک کلاس نیز استفاده نمایید.

2-4) آشنايي با SQL Server 2005

عرضه شدن نسخه 2005 پايگاه داده مشهور مايكروسافت يعني SQL Server بازار نرم‌افزارهاي بانك اطلاعاتي را به شدت تحت تأثير خود قرار داد. امكانات گسترده‌‌اي كه در اين نسخه جديد تعبيه شده، طراحي و پياده‌‌سازي بانكهاي اطلاعاتي را سرعت بخشيده و تلفيق و انطباق آن با انواع فناوري‌‌هاي جديد مانند XML و ADO.Net، باعث افزايش قدرت و كارايي آن شده است. در اين بخش به برخي از ويژگي‌‌هاي جديد اين برنامه نگاهي خواهيم داشت.

1-2-4) Snapshot Isolation Level

يكي از روشهايي كه به انواع متدهاي قفل كردن سطرهاي يك جدول بانك ‌اطلاعاتي در نسخه جديد اضافه شده است، شيوه تصويربرداري از ركورد است. در روشهاي قبلي، اگر يك يا چند ركورد بانك اطلاعاتي توسط دستور BeginTrans كه شروع يك فرآيند را مشخص مي‌كند در شرف تغيير يا حذف قرار مي‌گرفتند، تا ماداميكه فرآيند مذكور توسط دستور Commit Trans تأييد يا توسط RollBack منتفي نشود، از هيچ جا و برنامه‌اي نمي‌توان ركوردهاي مذكور را حتي با دستور ساده SELECT خواند. اما در روش جديد قفل‌گذاري، در صورت بروز چنين رويدادي ساير كاربران مي‌توانند همواره آخرين ارزش ركوردهاي مذكور را با اين فرض كه هنوز هيچ تغييري در آنها ايجاد نشده است بخوانند و مورد استفاده قرار دهند.

2-2-4) سازگاري با .Net (دات‌نِت) 

با نسخه جديد SQL Server، برنامه‌نويسان بانك‌هاي اطلاعاتي قادرند از امكانات و قابليت‌هاي موجود در پلتفرمِ دات‌نت و كليه توابع و كلاس‌هاي ساخته شده در آن بهره‌مند شوند. يكي از ابتدايي‌ترين و در عين حال اساسي‌ترين اين قابليت‌ها، امكان استفاده از دو زبان مهم و كاربرپسند دات‌نت يعني Visual Basic.Net و C#.Net در پياده‌سازي اجزاي مختلف يك بانك ‌اطلاعاتي است. اين عامل نه ‌تنها باعث مي‌شود كه برنامه‌نويسان براي نوشتن ماژول‌هايي مثل تريگرها و روال‌ها به جاي استفاده از زبان استاندارد و در عين حال پيچيده T-SQL، بتوانند از زبان‌هاي محيط دات‌نت با تمام ساختارها، دستورات، كلاس‌ها، آرايه‌ها و خلاصه تمام ويژگي‌هاي يك زبان شئ‌گرا استفاده كنند، بلكه اين همكاري نزديك بين موتور برنامه‌نويسي دات‌نت يعني CLR (كه مسئول تبديل كدهاي نوشته شده دات‌نت به زبان سيستم‌عامل است) و موتور بانك اطلاعاتي SQL Server باعث شده تا به غير از تنوع زبانهاي برنامه‌نويسي قابل استفاده در SQL Server، تغيير قابل توجهي نيز در كارايي ماژول‌هاي مذكور پيش آيد. در واقع موضوع از اين قرار است كه اصولاً كدهاي نوشته شده به زبان‌هاي دات‌نت، ابتدا توسط كامپايلر به زبان IL ترجمه مي‌شوند. سپس CLR اين كد مياني را به كد قابل فهم سيستم‌عامل تبديل و آماده اجرا مي‌نمايد. اين كار سبب مي‌شود تا كدهاي نهايي به دليل اينكه بسيار به سيستم‌عامل نزديك مي‌باشند، سريع‌تر از كدهاي T-SQL (كه فقط توسط موتور بانك اطلاعاتي قابل اجرا هستند) اجرا شوند و در زمان اجرا از كارايي بيشتري برخوردار باشند. البته اين مسأله بدين معني نيست كه استفاده از زبان‌هاي دات‌نت هميشه بر زبان‌هاي SQL ارجحيت دارد، بلكه منظور آن است كه در برخي موارد ممكن است آنقدر منطق و الگوريتم يك ماژول پيچيده باشد كه برنامه‌نويس استفاده از زبانهاي دات‌نت را به دليل آسان‌تر بودن ساختار و دستورات آن به زبان SQL ترجيح دهد. بنابراين زماني كه بيشتر عمليات يك ماژول مربوط به خواندن و نوشتن اطلاعات باشد، بهتر است از همان دستورات استاندارد SQL يعنيSELECT ،UPDATE ،DELETE  و INSERT استفاده كرده و بي‌جهت منابع سيستم را صرف تعريف متغيرها و كلاس‌هاي دات‌نت ننمايد. اما در ماژول‌هايي كه بيشتر عملياتشان شامل پردازش اطلاعات مثل انجام عمليات ‌رياضي يا مقايسه اطلاعات با يكديگر است، بهتر است تا هم از امكانات برنامه‌نويسي و هم از سرعت و كارايي بالاي دات‌نت در اين زمينه بهره برد و ماژول‌هاي مذكور را با زبان‌هاي دات‌نت پياده‌سازي كرد.

3-2-4) ADO.Net

طبق يك سنت نه ‌چندان قديمي برنامه‌نويسي در محيط ويندوز، برنامه‌نويسان SQL Server، بانك اطلاعاتي مورد نظرشان را برروي سرور و برنامه كاربردي نوشته شده با زباني مثل ويژوال بيسيک را بر روي كلاينت‌ها قرار مي‌دهند. سپس از طريق اين برنامه كاربردي و با استفاده از اشيائي از جنس ADO] داده‌هاي مورد نياز خود را از سمت سرور دريافت كرده و يا به آن ارسال مي‌كنند. اكنون اين ارتباط به لطف نسخه جديد SQL Server و همچنين محيط دات‌نت، با امكانات جديد ADO.Net بسيار كامل‌تر از قبل شده است. اين ارتباط جديد با استفاده از مكانيزمي به نام اعلان[به يك ارتباط دو‌طرفة فعال تبديل شده است، بطوريكه ADO.Net قادر است پيغام‌هايي را از سمت پايگاه داده به سمت كلاينت ارسال كند. به عنوان مثال فرض كنيد كه شما با استفاده از ADO تعدادي از ركوردهاي يك جدول بانك اطلاعاتي را انتخاب كرده و مشغول كار بر روي آنها هستيد. در همين هنگام كاربر ديگري از طريق كلاينت و ADO خود، ركوردي در محدوده ركوردهاي مورد انتخاب شما را تغيير مي‌دهد يا حذف مي‌كند. در اين وقت موتور پايگاه داده با ارسال پيغامي به ADO شما، اين مسأله را با استفاده از فراخواني يك رويداد[شيء ADO به اطلاعتان مي‌رساند. علاوه بر اين قابليت جديد، فناوري جديد ديگري هم با استفاده از ADO.Net به نسخه جديد SQL Server اضافه شده و آن امكان چند پرس‌وجوي همزمان توسط يك شئ ADO است. در اين شيوه اگر يك شئ ADO با استفاده از دستور SELECT مشغول خواندن تعدادي از ركوردهاي يك جدول بانك اطلاعاتي باشد، مي‌تواند بدون اينكه منتظر به پايان رسيدن اين عمليات شود، تعداد ديگري از ركوردهاي يك جدول ديگر بانك اطلاعاتي را بخواند. اين قابليت جديد با نام MARS كه قبلاً فقط در كِرسِرهاي سمت سِرور و آن هم نه با كارايي بالا وجود داشت، اكنون در كِرسِرهاي سمت كلاينت هم وجود دارد و تفاوت عمده آن با شكل قديمي هم علاوه بر مورد مذكور، امكان ايجاد چند كرسر در يك شئ ADO به صورت همزمان است. SQL Server 2005 بخوبي از تمام اين ويژگي‌ها پشتيباني مي‌كند.

4-2-4) تكنولوژي XML

اكنون كه XML به يك استاندارد ارتباطي بين سكوهاي مختلف تبديل شده است، نسخه جديد SQL Server هم از توجه كافي به آن و ايجاد يك انقلاب در ساده‌تر استفاده كردن آن برخوردار است. در نسخه 2000 كاربران قادر بودند تا با استفاده از دستور FOR XML نتيجه يك پرس‌وجوي SELECT از يك بانك اطلاعاتي را به درون يك فايل XML بريزند يا مثلاً با دستور OPEN XML مي‌توانستند يك فايل XML را باز كرده و شروع به خواندن دستورات درون آن نمايند.

از آنجا كه در نسخه جديد SQL Server توجه خاصي به اين استاندارد و زبان ارتباطي شده است، يك نوع داده جديد به انواع داده‌هاي قبلي و استاندارد SQL مثل نوع داده صحيح[، کاراکتري[و امثال آن اضافه شده است. اين نوع داده جديد كه XML نام دارد و داراي خصوصيات يك نوع داده موجود در يك محيط شيئ‌گرا است، داراي متدهاي پيشرفته‌اي همچون Nodes()،Value() ،Exist() ،Query()  و ()Modify بوده و قادر است انواع پردازش‌هاي قابل انجام بر روي اسناد XML را براحتي انجام دهد. عمليات جستجو، تغيير، حذف و درج مقادير مورد نظر در داخل يك فايل XML را مي‌توان با استفاده از متدهاي مذكور و صرفاً با چند خط برنامه‌نويسي انجام داد. همچنين در اين نسخه بر خلاف نسخه 2000، با استفاده از دستور FOR XML مي‌توان يك شئ از جنس XML را بدون ارسال آن به كلاينت، بر روي سِروِر ساخته و از آن نگهداري كرد. با اين كار مي‌توان جداولي را كه مرتباً مورد رجوع كاربران قرار مي‌گيرند هر از چند گاهي در قالب XML به داخل حافظه آورد و كاربران مذكور به جاي رجوع به جداول اصلي در هاردديسك، با استفاده از دستورات ويژه جستجو در XML، متغير مذكور را در حافظه سرور مورد جستجو قرار دهند و بدين ‌وسيله يك نوع عمل کَش كردن[را جهت افزايش سرعت دسترسي به اطلاعات تكراري شبيه‌سازي كنند. در اين حالت، كاربران به جاي استفاده از دستور SELECT استاندارد مي‌توانند از OPEN XML كه در نسخه 2005 قادر است متغيرهاي جديد از نوع XML را بخواند استفاده كرده و به سرعت به اطلاعات مورد نياز خود دسترسي پيدا كنند. اين قابليت جديد آنقدر در سريع‌تر كردن جستجو در برنامه‌هاي تحت وب مهم و مؤثر است كه جاي هيچ مشكلي را در استفاده از آن باقي نمي‌گذارد.

5-2-4) سرويس اعلان^[

همان‌طور كه گفتيم سيستم اعلان در SQL Server قادر است پيغام‌هايي را طي زمان‌هاي مشخص به سمت كاربران بفرستد. مثلاً تصور كنيد كه تعدادي كاربر در حال اتصال به يك بانك حاوي اطلاعات مربوط به ارزش سهام در بورس هستند. از آنجاييكه ممكن است قيمت سهام هر شركت يا مؤسسه براي تعدادي از كاربران از اهميت زيادي برخوردار باشد، مي‌توان اين سيستم را طوري تنظيم كرد تا هرگاه ارزش سهام خاصي كه مورد نظر هر كاربر است تغيير كرد، به صورت اتوماتيك به وي اعلام شود. كاربر هم مي‌تواند اين تغييرات را بر روي برنامه كاربردي خود، تلفن همراه و يا ايميل به ‌صورت مرتب دريافت و مشاهده كند.

6-2-4) سرويس گزارش‌گيري

سرويس جديد توليد گزارش‌هاي متنوع در نسخه 2005 به يكي از جالب‌ترين و پركاربردترين قابليت‌هاي اين نسخه تبديل شده است. وجود يك موتور گزارشگر قوي در سمت سرور و يك ابزار مناسب ساخت گزارش با واسط كاربر عالي، باعث شده تا برنامه‌نويسان بتوانند گزارش‌هاي مورد نظر خود را با كارايي و سرعت مناسب در سمت سرور بسازند، به طوريكه اين گزارش‌هاي سمت سرور توسط هر برنامه كاربردي سمت كلاينت در هر پلَتفرم با همان امكانات اتصال به SQL Server قابل مشاهده است.

7-2-4) بهبودهاي ايجاد شده در زبان

در SQL Server 2005 تغييرات بسيار مثبتي در زبان T-SQL ايجاد شده است. اين تغييرات در زمينه‌هاي مختلف مثل مديريت خطاه، جستجوهاي بازگشتي و حتي در بدنه موتور پايگاه داده‌ها انجام شده و كارايي كلي ذخيره می کند